Statuten

 

Op de buitengewone Vergadering van 17/03/2015 werd overgegaan tot het wijzigen van meerdere artikels van de statuten van de vereniging. De nieuwe versie van de statuten luidt als volgt:

Titel 1: Naam, zetel en doel

Art. 1

De vereniging draagt de naam AGILAS en is een vereniging zonder winstoogmerk. Alle documenten van de vereniging zullen de naam Agilas vzw dragen.

Art. 2

De vereniging heeft haar zetel te 1730 Asse, Kelestraat 35. De vereniging ressorteert onder het gerechtelijk arrondissement Brussel en heeft als ondernemingsnummer BE0422.882.980. Alle stukken voorgeschreven door de Wet op de vzw’s worden neergelegd in het dossier bijgehouden op de griffie van de rechtbank van koophandel van het voornoemd gerechtelijk arrondissement.

Art. 3

De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.

Art. 4

Agilas vzw stelt zich tot doel om:

1) alle mogelijke initiatieven te nemen om het archeologisch patrimonium van de gemeente Asse en de aangrenzende buurgemeenten op te sporen, te onderzoeken, te beheren, te bewaren voor toekomstige generaties en bekend te maken bij zowel de wetenschappelijke wereld als het grote publiek. Dit kan gebeuren op de volgende manieren:

+ houden van veldprospecties,

+ uitvoeren van kwalitatief onderzoek van het onroerend erfgoed in het algemeen en het archeologisch erfgoed in het bijzonder (zelfstandig of in samenwerking met andere partners),

+ tijdelijk of permanent bewaren en beheren van archeologische ensembles, archeologische artefacten of onderdelen van beschermd erfgoed uit het Vlaams Gewest in een Onroerend Erfgoeddepot,

+ de organisatie van en verlenen van medewerking aan publieksactiviteiten zoals lezingen, tentoonstellingen, erfgoedwandelingen,… en de uitgave van publicaties waaronder de rapportages van het uitgevoerde onderzoek,

2) een overlegplatform te zijn om contacten en samenwerking tussen professionele archeologen en vrijetijdsarcheologen te bevorderen,

3) middelen te verzamelen om archeologische projecten te steunen,

4) bouwwerven in het algemeen en archeologische werven in het bijzonder veilig te laten verlopen.

 

Titel 2: Leden

Art. 5

Agilas vzw wordt samengesteld uit vaste leden en toegetreden leden. Het totaal aantal leden, zowel vaste als toegetreden is onbeperkt. De vaste leden worden hier verder benoemd als effectieve leden.

Art. 6

Enkel effectieve leden maken deel uit van de Algemene Vergadering. Volgende mensen worden als effectief lid beschouwd:

1.         Ieder persoon van wie de naam vermeld wordt in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden.

2.         Ieder natuurlijk persoon of rechtspersoon waarvan de kandidatuur door de Algemene Vergadering met twee derden meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde effectieve leden aanvaardt wordt. Kandidaat-leden dienen hun kandidatuur schriftelijk of via e-mail bij de Raad van Bestuur indienen minstens 15 dagen voor de eerstvolgende Algemene Vergadering. Een maximaal aantal van 25 effectieve leden is voorzien. Een minimum van 3 effectieve leden is nodig.

Art. 7

Effectieve leden betalen jaarlijks een bijdrage waarvan het bedrag door de Algemene Vergadering bepaald wordt. Het maximum bedrag ligt vast op 100 euro. Effectieve leden die verwaarlozen hun jaarlijkse bijdrage te betalen worden als ontslagnemend beschouwd. Effectieve leden die zich op bijzondere wijze ingezet hebben om de doelstellingen van Agilas vzw te promoten of leden van de Raad van Bestuur kunnen vrijgesteld worden van het betalen van deze bijdrage. Deze bevoegdheid behoort enkel aan de Algemene Vergadering.

Art. 8

Toegetreden leden zijn leden die door de vereniging op de hoogte worden gehouden van het archeologisch gebeuren in Asse, aanpassingen op de website, activiteiten van de vereniging, de uitgave van nieuwe publicaties,… Toegetreden leden krijgen ook de kans om te helpen bij archeologisch onderzoek en materiaalverwerkingen. Hiervoor zijn zij verzekerd via Agilas vzw. Om toegetreden lid te worden van Agilas vzw volstaat het om jaarlijks lidgeld te betalen. Dit bedrag wordt jaarlijks bepaald door de Algemene Vergadering en mag de 100 euro niet te boven gaan. Toegetreden leden maken geen deel uit van de Algemene Vergadering en hebben geen stemrecht.

Art. 9

Het staat elk lid, zowel effectieve leden als toegetreden leden, vrij om de vereniging te verlaten. Teneinde dit te doen volstaat het een e-mail of brief te sturen naar het bestuur van Agilas vzw Ontslagnemende leden kunnen geen aanspraak maken op het bezit van de vereniging, betaalde bijdragen kunnen niet terug gevorderd worden en ontslagnemende leden kunnen geen vergoeding eisen voor om het even welk geleverd werk. Een effectief lid dat zijn ontslag aanbiedt, kan wel vragen om een toegetreden lid te blijven.

Art. 10

Zowel toegetreden leden als effectieve leden worden gevraagd de statuten van de Agilas vzw na te leven. Zeker van de effectieve leden wordt gevraagd dat ze zo veel mogelijk deelnemen aan de activiteiten georganiseerd door de vereniging. Verdere rechten en plichten worden in een huishoudelijk reglement bepaald.

Art. 11

Elk lid, zowel effectieve als toegetreden leden, kan door de Algemene Vergadering met twee derden meerderheid van de stemmen uitgesloten worden. In afwachting van de beslissing omtrent de uitsluiting van een lid, kan de Raad van Bestuur het lidmaatschap schorsen van de persoon die de verplichtingen, opgelegd aan de leden, op ernstige wijze schendt. De schorsing wordt per aangetekende brief meegedeeld aan het betrokken lid. Deze schorsing kan maximaal zes weken duren. Binnen deze termijn moet de Algemene Vergadering samen komen om over de uitsluiting van het betrokken lid te beslissen. Tot deze bijeenkomst behoudt het lid al zijn lidmaatschapsrechten. Indien de Algemene Vergadering beslist om niet tot uitsluiting over te gaan, dan vervalt de schorsing van het lid en wordt deze geacht nooit te hebben plaats gevonden.

Uitgesloten leden kunnen geen aanspraak maken op het bezit van de vereniging, betaalde bijdragen kunnen niet terug gevorderd worden noch kan enige vergoeding voor om het even welk geleverd werk geëist worden.

Het lidmaatschap eindigt automatisch door het overlijden van het lid, of in geval van een lidrechtspersoon, door haar ontbinding, fusie, splitsing of faillissement.

Titel 3: De Algemene Vergadering

Samenstelling

Art. 12

De Algemene Vergadering bestaat uit maximum 25 effectieve leden waaronder de leden van de Raad van Bestuur. De toegetreden leden mogen aanwezig zijn op de vergaderingen maar hebben geen stemrecht.

Art. 13

De Algemene Vergadering wordt tenminste 1 maal per jaar samengeroepen door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur kan, indien ze dit nodig acht, meerdere vergaderingen samenroepen. Dit moet eveneens gebeuren wanneer tenminste 1/5 van de effectieve leden hierom verzoekt.

Art. 14

De effectieve leden zullen minstens 10 dagen voor datum dat de Algemene Vergadering plaats heeft worden bijeengeroepen. De bijeenroeping gebeurt via email, telefoon en/of via briefwisseling. De Raad van Bestuur zal bij de oproeping de agenda, de datum en de locatie van de Algemene Vergadering doorgeven. De Raad van Bestuur is verplicht elk voorstel van een effectief lid op de agenda te plaatsen. Een toegetreden lid kan vragen dat een voorstel van hem aan de agenda wordt toegevoegd maar de Raad van Bestuur is niet gehouden deze op de agenda te plaatsen.

Art. 15

Een effectief lid kan zijn stemrecht aan een ander lid geven via schriftelijk volmacht.

Art. 16

Het voorzitterschap van de Algemene Vergadering wordt uitgeoefend door de voorzitter van de Raad van Bestuur of bij diens afwezigheid door de secretaris of een ander lid van de Raad van Bestuur.

Art. 17

De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde effectieve leden. De enige uitzonderingen hierop zijn de gevallen die dit wettelijk vereisen en de gevallen bepaald in de statuten.

Bevoegdheid

Art. 18

De Algemene Vergadering is bevoegd voor:

1.         De wijziging van de statuten.

2.         De benoeming en de afzetting van de bestuurders.

3.         De benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun eventuele bezoldiging.

4.         De kwijting aan de bestuurders en de commissarissen.

5.         Goedkeuring van de begroting en van de rekeningen.

6.         Vrijwillige ontbinding van de vereniging.

7.         Het bepalen van de jaarlijkse bijdrage zowel voor effectieve leden als voor toegetreden leden.

8.         Het bepalen of bepaalde leden geen bijdrage moeten betalen wegens geleverde verdienste.

9.         Het aanvaarden van nieuwe effectieve leden.

10.       Het uitsluiten van effectieve en toegetreden leden.

11.       De omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk.

12.       Het nemen van beslissingen van algemeen belang voor het voortbestaan van de vereniging.

Art. 19

De beslissingen van de Algemene Vergadering worden in een verslag opgenomen. Ze worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Bij ontstentenis van een van beiden worden ze ondertekend door een aanwezige lid van de Raad van Bestuur. Het verslag wordt via e-mail overgemaakt aan alle effectieve leden. Indien deze niet via e-mail bereikbaar zijn, kunnen ze een kopij aanvragen per brief. Toegetreden leden en derden kunnen eveneens een kopij aanvragen aan de secretaris die hun hetzij via brief hetzij via e-mail kan worden toegezonden. Het is eveneens mogelijk om de statuten, het huishoudelijk reglement en de verslagen in te kijken op de zetel van de vereniging, na voorafgaandelijk afspraak met de voorzitter.

Titel 4: Raad van bestuur

Samenstelling

Art. 20

Agilas vzw wordt bestuurd door een Raad van Bestuur bestaande uit maximum 9 leden. Deze leden zijn allen effectieve leden. Ze worden in hun functie benoemd door de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering stelt een akte op dewelke de namen en de functies van de Raad van Bestuur vermeldt. Deze akte wordt in twee exemplaren opgesteld. Een kopij wordt neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel. Het ander exemplaar wordt bewaard op de zetel van de vereniging. De Algemene Vergadering benoemt de Raad van Bestuur voor een termijn van 3 jaar. Na afloop van deze termijn worden de mandaten op de eerstvolgende Algemene Vergadering opnieuw opengesteld ter verkiezing. De Algemene Vergadering kan het mandaat van elke bestuurder ten alle tijde opnieuw intrekken, waarna een vervanger wordt verkozen. Een lid van de Raad van Bestuur kan op zijn vraag ontslagen worden uit zijn functie door de Algemene Vergadering. Indien deze persoon dit wenst kan hij/zij dan wel nog effectief lid blijven.

Art. 21

De Raad van Bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De Algemene Vergadering kan nog extra bestuurders toevoegen en dit in functie van de noden van de vereniging, maar het maximum is 9. Enkel indien de vereniging slechts 3 effectieve leden zou omvatten zal de functie van penningmeester door de secretaris uitgeoefend worden. Dit om te vermijden dat de Algemene Vergadering uit dezelfde leden zou bestaan als de Raad van Bestuur en aldus zelfcontrole te vermijden.

Art. 22

Van elke vergadering van de Raad van Bestuur wordt er een verslag opgemaakt door de secretaris. Bij zijn ontstentenis is het een ander lid van de Raad van Bestuur die deze taak op zich neemt. Dit verslag wordt op de eerst volgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Alle goedgekeurde verslagen worden bewaard op de zetel van de vereniging. De Raad van Bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid der bestuurders aanwezig is. Er wordt beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de voorzitter de beslissende stem.

Bevoegdheden

Art. 23

Tot de bevoegdheden van de Raad van Bestuur behoren naast de wettelijke voorziene bevoegdheden en plichten:

1.         Het algemeen en financieel bestuur van de vereniging binnen het kader van de doelstelling van de vereniging.

2.         De vertegenwoordiging van de vereniging bij elke gerechtelijke en buitengerechtelijke akte.

3.         Het beheer van het register van effectieve en toegetreden leden.

4.         Alle bevoegdheden die niet bij wet of statuut aan de Algemene Vergadering worden toegekend behoren tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur.

5.         De Raad van Bestuur kan 1 of meerdere personen aanduiden die gemachtigd zijn om met hun handtekening de vereniging te verbinden. De Raad van Bestuur dient hiervoor een akte op te stellen. Deze delegatie van bevoegdheid is op elk moment herroepbaar.

 

Titel 5: Boekhouding

Art. 24

Vanaf 2005 stelt Agilas vzw jaarlijks een boekhouding op die begint op 1 januari en eindigt op 31 december van het betreffende jaar. De penningmeester ontvangt en besteedt de gelden van de vereniging en houdt de boekhouding van de vereniging bij. Op basis van deze boekhouding zal de penningmeester de jaarrekening opstellen die hij ter goedkeuring voorlegt aan de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur zorgt ervoor dat de jaarrekening en de overige in de vzw-wet vermelde stukken binnen de wettelijk geldende bepalingen neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vereniging haar zetel heeft.

 

Titel 6: Ontbinding van de vereniging

Art. 25

De Algemene Vergadering kan beslissen om de vereniging vrijwillig te ontbinden na de betaling van alle schulden en lasten. Het vermogen en het werkmateriaal van de vereniging worden daarna overgedragen aan een andere Vlaamse vereniging zonder winstoogmerk of een andere Vlaamse instelling die zo goed mogelijk hetzelfde doel als Agilas vzw nastreeft. De Algemene Vergadering stelt hiervoor twee vereffenaars aan onder de bestuurders of een curator.

De archeologische ensembles die door de vereniging in het Onroerend Erfgoeddepot bewaard en beheerd worden, mogen nooit verkocht worden. Bij ontbinding van de vereniging kunnen deze ensembles aan een museum, een instelling, een vereniging waarvan het doel zo goed mogelijk aansluit bij dat van Agilas vzw of een ander, bij voorkeur erkend, Vlaams Erfgoeddepot geschonken worden. Hierbij dient de samenhang van de verschillende archeologische ensembles bewaard te blijven en is het wenselijk dat ze in één en hetzelfde gebouw worden ondergebracht. Een apart stopzettingsscenario dat deel uitmaakt van de administratie van het Erfgoeddepot van Agilas vzw regelt de details hiervan.

 

Titel 7: Diverse bepalingen

Art. 26

Voor alle punten die niet uitdrukkelijk vermeld werden in deze statuten of in het huishoudelijk reglement, wordt verwezen naar de van kracht zijnde vzw-wetgeving. Indien deze statuten strijdig zouden zijn met deze vzw-wetgeving, heeft deze laatste voorrang op de statuten.